Eine an Umweltkriterien orientierte Beschaffung ist ökonomisch, dient der öffentlichen Daseinsvorsorge und unterstützt den Klimaschutz. Auch wenn beispielsweise umweltfreundliche und energieeffiziente Bürogeräte auf den ersten Blick teurer erscheinen als herkömmliche Geräte, macht die Anwendung von Umweltkriterien im Beschaffungswesen den Blick frei auf die Gesamtkosten von Produkten und Dienstleistungen.

Von Büromaterial über Fahrzeuge bis hin zu Strom und Wärme reicht der Beschaffungsbedarf öffentlicher Verwaltungen. In der Summe kann der öffentliche Sektor — mit einer gezielt auf Umweltkriterien ausgerichteten Beschaffungspolitik — einen nicht unerheblichen Einfluss auf die Produkthersteller ausüben. Eine von McKinsey & Company Inc. im Auftrag des Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz und Reaktorsicherheit durchgeführte Studie beziffert das Beschaffungsvolumen des öffentlichen Sektors in umweltorientierten Zukunftsmärkten auf jährlich 51,4 Mrd. EUR. Über 60 Prozent (etwa 32 Milliarden EUR) dieses Beschaffungsvolumens entfällt laut McKinsey auf Kommunen und kommunale Unternehmen. Trotz des wirtschaftlichen Potentials einer grünen öffentlichen Beschaffung stehen der Umsetzung jedoch erhebliche Hemmnisse gegenüber.

Sowohl auf europäischer als auch auf nationaler Ebene wurden oder werden aktuell politische Rahmenbedingungen definiert, die eine verstärkte Durchführung grüner oder energieeffizienter Beschaffung besonders bei öffentlichen Beschaffungsstellen fordern bzw. begünstigen. An erster Stelle ist hier die Richtlinie für Endenergieeffizienz und Energiedienstleistungen (EDL-Richtlinie, 2006/32/EG) zu nennen, mit der die EU-Mitgliedsstaaten bis 2017 Energieeinsparungen von neun Prozent durch Energiedienstleistungen und Energieeffizienzmaßnahmen erreichen wollen. Der öffentliche Sektor nimmt hierbei eine unmittelbare Vorbildfunktion ein.

Die Umsetzungsmaßnahmen im Rahmen des Prozesses der "Öko-Design-Richtlinie" (2005/32/EG) werden dazu führen, dass energetisch besonders ineffiziente Geräte verschiedener Produktgruppen komplett vom Markt genommen werden. Außerdem wird das europäische Labellingsystem für energieeffiziente Produkte eine grundsätzliche Überarbeitung und Erweiterung erfahren. Dies wird sich signifikant auf die Beschaffungspraxis von Einkaufsstellen auswirken, muss aber auch in entsprechende Beschaffungstools integriert werden.

Eine weitere Rechtsetzung der EU zur energieeffizienten Beschaffung ist die Energy Star-Verordnung (Nr. 106/2008) vom 15. Januar 2008, die beim Einkauf von Bürogeräten in europaweiten Ausschreibungen für alle europäischen und nationalen zentralen Regierungsbehörden die Anwendung der 2007 verschärften Energy Star-Kriterien verpflichtend vorschreibt.

Ein Richtlinienentwurf über die Förderung sauberer und energieeffizienter Straßenfahrzeuge, die öffentliche Beschaffer auf Einhaltung von Umwelt- und Effizienzkriterien bei der Beschaffung von Fahrzeugen verpflichten soll, wird zurzeit diskutiert (KOM (2007) 817).

Ein zentraler Bestandteil der EDL-Richtlinie ist die Erstellung nationaler Energieeffizienz-Aktionspläne. Das Bundeskabinett hat am 5. Dezember 2007 (u.a. mit Bezug zum Nationalen Energieeffizienz-Aktionsplan vom September 2007) ein umfassendes Klima- und Energieprogramm beschlossen, das Deutschlands Vorreiterrolle beim Klimaschutz unterstreicht. Eine der definierten Maßnahmen ist die bevorzugte Beschaffung energieeffizienter Geräte und Dienstleistungen. Dies wurde im Januar 2008 mit einer Verwaltungsvorschrift des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie (BMWi) zur Anwendung durch alle Bundesministerien umgesetzt.

Neben diesen gesetzlichen Vorgaben führen auch steigende Energiepreise zu einer verstärkten Nachfrage nach energieeffizienten Produkten und Dienstleistungen. Unter Berücksichtigung des Prinzips der Lebenszykluskosten verbessert sich die Wirtschaftlichkeit verbrauchsarmer Geräte bzw. wird sichtbar gemacht.

Lebenszykluskosten umfassen die Investitions-, Betriebs- und Entsorgungskosten bei einer definierten Nutzungsdauer eines Produkts oder einer Dienstleistung. Durch die Betrachtung der Lebenszykluskosten werden versteckte Folgekosten deutlich, die das günstigste Angebot als das unwirtschaftlichere identifizieren können.

Erfahrungen aus dem europäischen Projekt GreenLabelsPurchase mit dem Fokus Beschaffung zeigen, dass das Thema „umweltfreundliche Beschaffung“ auf merklich ansteigende Resonanz bei den verantwortlichen Beschaffern in öffentlichen Einrichtungen und Unternehmen stößt. Oftmals besteht jedoch noch Unsicherheit bezüglich der gesetzlichen Rahmenbedingungen und der praktischen Umsetzung. Weitere Hemmnisse sind die unzureichende Verankerung von Umweltschutz in Beschaffungsrichtlinien und nicht ausreichende Kenntnisse darüber, dass mit energieeffizienter Beschaffung im Laufe des Lebenszyklus eines Produktes Kosten gespart werden können, auch wenn der Anschaffungspreis augenscheinlich etwas höher liegt.

Umweltorientierte Kriterien können in verschiedenen Stadien des Beschaffungsablaufs integriert werden. Die Leistungsbeschreibung bietet die Möglichkeit, bestimmte Umweltanforderungen zu spezifizieren. Bei der Festlegung der Kriterien bieten Labels wie der Blaue Engel oder der Energy Star eine gute Orientierungshilfe (siehe Abschnitt unten). Es darf jedoch nicht explizit auf die Auszeichnung des Produktes mit einem bestimmten Label bestanden werden. Alternative Nachweise über die Umweltrelevanz von Produkten müssen verfahrenstechnisch Beachtung finden. Werden die Kriterien bekannter Umweltlabel bei Ausschreibungen häufig verwendet, so wird die umweltfreundliche Nachfrage gebündelt und es besteht die Möglichkeit, weltweit agierende Hersteller zu beeinflussen.

Eine weitere Möglichkeit konkrete Kriterien zu Umweltgesichtspunkten zu integrieren, besteht bei den Zuschlagskriterien. Bei der Zuschlagserteilung sollten die Lebenszykluskosten zugrunde gelegt werden, statt von dem billigsten Angebot auszugehen. In den Verdingungsunterlagen können darüber hinaus Punkte für die Erfüllung von genau dargelegten Umwelt- oder Qualitätskriterien festgelegt werden. Diese erreichbaren Punkte können bei der Zuschlagserteilung mit beispielsweise 30 % gewichtet werden.

Auch die Ausführung des Auftrags, also die Verwendung von recyclebaren Verpackungen oder die Rücknahme des Abfalls, kann umweltfreundlich gestaltet werden.

Bei allen Punkten ist vergaberechtlich wichtig, dass ein Zusammenhang zum Auftragsgegenstand gegeben ist. Beispielsweise dürfen regionale Anbieter nicht bevorzugt werden, da dieses Kriterium nicht das Produkt an sich betrifft.

Zur nachhaltigen Verankerung von umweltfreundlicher Beschaffung in Institutionen sollten die verwaltungsinternen Richtlinien zur Beschaffung um Verfahren und/oder Kriterien umweltfreundlicher Beschaffung ergänzt werden. Folgende Punkte sind bei der Erstellung der Beschaffungsrichtlinien zu beachten: Das Prinzip der Optimierung der Lebenszykluskosten ist zentral für grüne Beschaffung. Die Anforderungen der Kriterien und die Verifizierung der Kriterieneinhaltung müssen für den Beschaffer eindeutig sein. Es sollte möglichst auf Kriterien bestehender Energie- und Umweltlabels verwiesen werden, die zumindest in gewissen Abständen aktualisiert werden.

Die Leistungsbeschreibung eines öffentlichen Ausschreibungsverfahrens bietet wie bereits erwähnt, die Möglichkeit konkrete Umweltanforderungen zu spezifizieren. Zur Erleichterung dieses Vorgangs können Umweltlabel herangezogen werden.

Um den Verbrauchern und Beschaffungsstellen die Möglichkeit zu geben, sich mit standardisierten Informationen über die Umweltrelevanz von Produkten und Dienstleistungen zu versorgen, wurde eine Vielzahl von unterschiedlichen Umweltlabeln entwickelt. Umweltlabel beruhen auf einem oder mehreren wissenschaftlichen Kriterien, die das Ziel haben die Lebenszykluskosten und Umweltwirkungen von Produkten und Dienstleistungen in die Analyse einzubeziehen. Die Label bieten einen ersten konkreten Anhaltspunkt für die Aufstellung der Leistungsbeschreibung im Ausschreibungsverfahren und als Benchmark für die Beurteilung der eingehenden Angebote.

Der Blaue Engel ist das erste und einer der bekanntesten Umweltlabel. Produkte und Dienstleistungen, die mit diesem Label ausgezeichnet werden, unterlaufen einer ganzheitlichen Betrachtung (mit mehreren Kriterien) hinsichtlich ihrer umweltrelevanten Eigenschaften. In insgesamt 80 Produktkategorien wurden bis heute rund 10.000 Produkte und Dienstleistungen ausgezeichnet. Der Blaue Engel beispielsweise für die Kategorie Computer (Arbeitsplatzcomputer, tragbare Computer, Bildschirmgeräte, separate Tastaturen), basiert primär auf ökologischen und gesundheitlichen Aspekten, die neben den eingesetzten Stoffen, den Stromverbrauch, die Geräuschemissionen aber auch die Entsorgung am Ende des Lebenszyklus des Produktes in die Bewertung einfließen lassen. Bei der Energieeffizienz verweist der Blaue Engel auf den Energy Star.

Ein gutes Beispiel für den Einfluss der öffentlichen Beschaffung auf den Markt für IT-Produkte stellt der Energy Star dar. Das für die Bewertung von energieeffizienten Bürogeräten relevante Label ist ab dem 15. Januar 2008 beim Einkauf in europaweiten Ausschreibungen für die europäischen und nationalen zentralen Regierungsbehörden verpflichtend vorgeschrieben. Der richtungweisende Einfluss der Kriterien des Energy Star-Labels wird vor allem mit dem im Jahre 1993 gefallenen Beschluss der US-Regierung in Verbindung gebracht, nur noch IT-Produkte anzuschaffen, die den Anforderungen des Energy Star-Labels genügen. Einen Überblick über die aktuellen Geräte mit der besten Energieeffizienz bietet die EU Energy Star-Datenbank (www.eu-energystar.org).